La scena si ripete, quasi identica, in tante PMI manifatturiere. Un gestionale nuovo, scelto dopo mesi di demo e pagato decine di migliaia di euro, usato per una frazione di quello che potrebbe fare. Accanto, vivi e vegeti, gli stessi fogli Excel di prima: perché il commerciale "coi suoi file fa prima", perché in produzione "quei dati tanto non li guarda nessuno", perché dell'anagrafica articoli, a un anno dal go live, non si fida ancora nessuno. La conclusione del titolare è quasi sempre la stessa: abbiamo sbagliato software. I dati dicono un'altra cosa.
Un fallimento che ha numeri precisi
Gartner, una delle società di ricerca tecnologica più autorevoli al mondo, ha messo nero su bianco una previsione chiara: entro il 2027 oltre il 70% delle iniziative ERP avviate di recente non raggiungerà pienamente gli obiettivi del proprio business case. E fino a un quarto di quei progetti fallirà in modo grave.1
Che fine fanno i progetti ERP
Si potrebbe pensare a un problema delle grandi implementazioni internazionali, lontano dalle officine italiane. Non è così: la ricerca McKinsey e Oxford su migliaia di grandi progetti informatici ha misurato sforamenti medi del 45% sui budget e un valore consegnato molto inferiore al previsto.4 E più il progetto tocca il cuore operativo dell'azienda, produzione, magazzino, commesse, più il rischio cresce.
Il caso italiano: si spende di più, non necessariamente meglio
L'Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano fotografa ogni anno lo stato delle piccole e medie imprese italiane. L'edizione 2025-2026 dice che la spesa cresce: oltre una PMI su due ha aumentato gli investimenti digitali rispetto all'anno precedente. Ma la qualità di quella spesa è un'altra storia.2
Come investono nel digitale le PMI italiane
Attorno a questi numeri, la stessa ricerca ne mette in fila altri che spiegano molto: il 47% delle PMI non ha svolto alcuna attività di ricerca e sviluppo negli ultimi tre anni, solo il 46% valuta le competenze dei propri dipendenti e appena il 40% ha piani di formazione periodici. Il 76%, infine, non ha investito e non prevede di investire in intelligenza artificiale.2 Tradotto: nella PMI media italiana la tecnologia arriva prima delle competenze e dei processi che dovrebbero riceverla. È come consegnare un macchinario a controllo numerico a un reparto che non è mai stato formato per usarlo, e stupirsi che continui a lavorare col trapano a colonna.
La variabile che decide non è tecnica
Se il software non è il colpevole, cosa lo è? La risposta più solida arriva da Boston Consulting Group, che ha studiato circa 900 trasformazioni digitali aziendali: solo il 30% raggiunge i propri obiettivi. E il fattore che separa quel 30% dal resto non è la piattaforma scelta, il budget o il fornitore: è la dimensione organizzativa e umana del progetto. Processi, ruoli, modello operativo, cultura.3
BCG la mette così: la tecnologia è importante, ma le persone e l'organizzazione sono "usually the determining factor", di norma il fattore determinante. Chi tratta la trasformazione come un progetto informatico con implicazioni umane fallisce; chi la tratta come un progetto organizzativo abilitato dalla tecnologia ha probabilità di successo molto più alte.
Nelle aziende in cui entro, il copione del gestionale deluso è quasi sempre lo stesso, e inizia molto prima della firma. Nessuno ha mai scritto come funziona davvero il processo che il software dovrà gestire: non come dovrebbe funzionare sulla carta, come funziona il martedì pomeriggio quando arriva l'urgenza. Nessuno ha deciso chi inserisce ogni dato e chi userà quei dati per decidere. E nessuno ha nominato un responsabile del processo: c'è un referente del progetto informatico, che a fine implementazione torna al suo lavoro, e il processo resta orfano.
Il risultato è prevedibile: il sistema fotografa il disordine esistente e gli dà una velocità che prima non aveva. I dati sporchi circolano più in fretta, i doppi inserimenti si moltiplicano, e la fiducia crolla alla prima anagrafica sbagliata. A quel punto tornano gli Excel, perché di quelli almeno ognuno si fida del proprio. Il software ha fatto esattamente il suo lavoro: ha automatizzato il caos che ha trovato.
Cosa fare prima di firmare (o di dare la colpa al software)
La buona notizia è che la stessa ricerca indica la leva: gli investimenti in gestione del cambiamento organizzativo moltiplicano le probabilità di successo dei progetti digitali rispetto agli investimenti solo tecnologici.3 In una PMI non servono dipartimenti di change management: servono cinque risposte scritte prima di firmare. Se ne manca anche una sola, il progetto non è pronto. E vale anche al contrario: se il gestionale c'è già e non funziona, queste cinque domande dicono dove intervenire prima di cambiarlo.
Le 5 domande prima di firmare
- Esiste una mappa scritta del processo, così come funziona oggi?Non l'organigramma: il flusso reale, con le eccezioni e le scorciatoie che tutti usano.
- Chi inserisce ogni dato, e dentro quale attività della sua giornata?Ogni dato senza un proprietario e un momento preciso di inserimento è un dato che non esisterà.
- Chi usa quei dati per decidere cosa, e ogni quanto?Se un dato non alimenta una decisione ricorrente di qualcuno, stai pagando per raccoglierlo inutilmente.
- Chi è il responsabile del processo, dopo il go live?Non il referente del progetto: la persona che risponde del processo tra un anno, quando il fornitore non ci sarà più.
- Con quali 2-3 numeri misurerete, tra sei mesi, se sta funzionando?Decisi prima, scritti, con il valore di partenza rilevato oggi. Altrimenti il bilancio lo farà la sensazione.
Niente di tutto questo richiede tecnologia. Richiede il lavoro, meno visibile e meno comodo, di mettere ordine in processi e responsabilità prima di comprare lo strumento che li dovrà gestire. È il lavoro che il 70% dei progetti falliti ha saltato. E se leggendo le cinque domande hai pensato "alla terza mi sono fermato", non sei in ritardo: sei nel punto esatto in cui conviene fermarsi davvero, prima che lo faccia il progetto.
Fonti
- Gartner, "What IT leaders must do to avoid disappointing ERP initiatives"
- Politecnico di Milano, Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI, ricerca 2025-2026 (comunicato, maggio 2026)
- Boston Consulting Group, "Flipping the odds of digital transformation success"
- McKinsey & Company e University of Oxford, "Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value"